1       Sameiet

1.1     Mål

I sameiet skal det skapes et trivelig og sikkert bo- og arbeidsmiljø for alle beboere og ansatte hos tjenesteleverandører. Sameiet har ingen ansatte, og for ansatte hos tjenesteleverandører som utfører arbeid hos oss er det arbeidsgiver som har ansvar for HMS og internkontroll.

Vi skal ta vare på sameiets bygninger og materiell, forhindre belastning på det ytre miljø, og våre valg av produkter og tjenester skal ikke skade beboerne. Disse målene skal nås gjennom stadige forbedringer. Både styret, beboere og ansatte hos tjenesteleverandører skal delta aktivt i forbedringsarbeidet.

Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid skal bedre driftssikkerhet og bidra til reduserte kostnader.

1.2     Fakta om sameiet

Fullt navn:                       Hagely Sameie

Stiftet:                                 15.06.2023

Hjemmeside:                      Bonabo-portal https://usbl.bbl.no/portal/

Organisasjonsnr:            931 719 645

Adresse:                         Leangveien 58A / 58B / 58C, 1387 Asker

Post- og fakturaadresse:   Hagely Sameie

931719645

Postboks 2740

7439 Trondheim

Antall ansatte:                     0

Forretningsfører:            Boligbyggelaget USBL

Arbeidersamfunnets plass 1

0181 OSLO

Regnskapsfører:            Boligbyggelaget USBL

Arbeidersamfunnets plass 1

0181 OSLO

Styrets sammensetning:    Se Bonabo Portal

1.3     Ansvar

Styret har ansvaret for at det innføres og utøves internkontroll, og at dette gjøres  ihht. gjeldende regelverk. Styrelederen i sameiet er pålagt hovedansvaret for gjennomføringen av HMS-arbeidet.

Vaktmestertjenesten og andre tjenesteleverandører plikter å rette seg etter instrukser gitt av styrets leder eller den styret har bemyndiget som kontaktperson.[TT1] 

1.4     HMS-håndboken og tilgjengelighet

HMS-håndboken oppdateres [TT2] av styret minst årlig (etter gjennomført årsmøte), og danner grunnlag for de HMS-arbeidet i sameiet. Håndboken, med vedlegg, lagres i Oppslag (for seksjonseiere) /Arkiv (for styret) på sameiets hjemmesider i Bonabo-portalen.

2       Hvordan bli bedre

2.1     Kartlegging og risiko

Sameiet har rutiner for å kartlegge og forbedre helse-, miljø- og sikkerhetsstandarden. Hensikten er å avdekke feil og mangler som ikke nødvendigvis blir fulgt opp i det daglige. Alt som gjøres som følge av daglige diskusjoner og beslutninger er en viktig del av sameiets forbedringsarbeid.

Like viktig er det å fange opp innspill fra eiere og beboere. Det vil skje gjennom skriftlige og muntlige forslag til styret, som sak på de årlige sameiermøtene og i møter med styret.

2.2     Risikoforhold

Sameiet bruker en enkel form for vurdering av risikoforhold:

·         Hva kan gå galt?

·         Hvilke negative forhold, skader og ulykker kan ramme beboere i vårt sameie?

·         Hva kan vi gjøre for å hindre dette?

·         Hva kan vi gjøre for å redusere konsekvensene hvis noe skjer?

Ut fra denne risikovurderingen har vi utviklet de sentrale HMS-handlingene. Årlig Risikoanalyse lagres i Arkiv på Styrets sider i Bonabo-portal. Jf. Mal for Risikoanalyse i vedlegg.

2.3     Melding av feil og mangler (avviksbehandling)

Når vi observerer feil og mangler eller får melding om slike, fylles det ut en avviksmelding, se vedlegg , Skjema for melding av feil og mangler/avvik.

Skjemaet skal oppbevares i tre år, og lagres i Arkiv på Styrets sider i Bonabo-portal. Avvik av stor viktighet blir utbedret straks, andre blir satt opp på handlingsplanen.

Ulykker og nestenulykker som fall, kuttsår osv. skal registreres som avvik, selv om hendelsene ikke medfører sykefravær. Som en del av den årlige gjennomgangen vurderes videre tiltak for å forhindre flere uhell.

Avviksbehandlingen blir dokumentert i Avviksprotokoll, lagret i Arkiv på Styrets sider i Bonabo-portalen, se mal i vedlegg.

2.3.1     Ansvarfor arbeidsflyt i avviksbehandlingen

Ansvarlig

Rekkefølge[TT3] 

Aktiviteter

Seksjonseier/ Medlemmer i styret

1

Den som oppdager et avvik skal snarest melde avviket på avviksskjemaet.

Avvik er bl.a.: Bygningsmessige, maskinmessige, vernetekniske, branntekniske og elektriske avvik.

Kan feilen utbedres straks, gjøres dette, og man melder i etterkant feil og oppretting på skjemaet.

Styreleder / Styret

2

Avgjør om problemet er tilstrekkelig løst. Prioriterer og bestiller utbedring for å rette opp feil og mangler som følge av avviksmeldingen.

Ansvarlig for å rette opp feil og mangler/avviket

3

Korrigerer feil og gir berørte informasjon om hva som er gjort.

Styreleder / Styret

4

Analyserer avviksregistreringene og vurderer om ytterligere tiltak skal iverksettes, som forebyggende tiltak og/eller nye rutiner.

Styreleder / Styret

5

Avviksskjemaene nummereres arkiveres og lagres elektronisk i egen mappe i tre år, og i tillegg oppdateres avviksprotokollen.

2.4     Vernerunder

Vernerunde gjennomføres årlig, innen 1. juni, av vaktmester og styrets leder (ev. stedfortreder fra styret). Sjekkliste for vernerunde benyttes. Se vedlegg, kapitel 8.

Det gås ekstra vernerunder dersom styret, tjenesteleverandører eller andre ønsker det. Rapporten fra vernerunden blir forelagt styret til vurdering.

2.5     Faste møter

I styremøter vil HMS jevnlig være sak på dagsorden.

Referater og handlingsplaner fra disse møtene er en viktig del av sameiets dokumentasjon av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet. Om en ansatte hos tjenesteleverandører ønsker direkte møte med styret, er dette mulig i forkant av ordinære styremøter.

2.6     Registrering av sykefravær og skader

Sameiet har ingen ansatte og har derfor ikke ansvar for registrering av sykefravær og skader. For innleide tjenesteleverandører ligger ansvaret hos disse.

2.7     Årlig gjennomgang

Styret gjennomgår hvert år sameiets HMS-arbeid ved hjelp av Sjekkliste for årlig gjennomgang av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, se vedlegg. Sjekklisten er utarbeidet ut fra Internkontrollforskriften § 5.8 som krever overvåkning av sameiets egne kontrollrutiner.

Sameiets dokumentasjon gjennomgås punkt for punkt. Hensikten er å se om det som er skrevet stemmer overens med virkeligheten. Forhold som må rettes opp føres opp i sameiets handlingsplan, se kap. 2.8.

Gjennomgangen foretas hvert år i forbindelse med utarbeidelse av styrets årsberetning.

3       Orientering om internkontroll – systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid

Ansvaret for HMS-arbeid påhviler sameiets styre, der styreleder er hovedansvarlig, eventuelt i samarbeid med innleide tjenesteleverandører.

Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) stiller krav om at den enkelte virksomhet skal systematisere arbeidet med å etterleve bestemmelsene i lover og forskrifter gitt av det offentlige. Et internkontrollsystem er en beskrivelse av hvordan helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet skal drives.

Styrelederen skal kontrollere at ordningen etterleves, og at arbeidet fører til systematiske forbedringer. Styret i sameiet skal vite hvilke bestemmelser som gjelder for sameiet innenfor dette området.

3.1     Formål

Internkontrollforskriften samler alle forpliktelsene i HMS-lovgivningen, og skal virke for et samordnet og systematisk arbeide med disse. Den vil også gjøre det lettere for tilsyns- myndigheten å føre et samordnet tilsyn. Formålet med forskriften er i forhold til sameiet bl.a.:

·         Å gi god opplæring av ledelse og arbeidstakere slik at det kan bli bedre oppfølging av de krav som stilles i arbeidet med helse-, miljø- og sikkerhet i sameiet.

·         Å forbedre arbeidsrutinene og fremme arbeidsmiljø og sikkerhet.

·         Å verne mot helse- og miljøskader fra produkter, utstyr og elektrisk anlegg.

·         Å hindre brann og branntilløp.

·         Å fremme vern av det ytre miljø mot forurensninger.

·         Å sørge for bedre behandling av avfall.

For å fylle dette formålet er det i forskriften fastsatt krav om at den ansvarlige skal organisere systematiske tiltak for at ulike regler om miljø og sikkerhet overholdes.

3.2     Forutsetninger

Forutsetninger for et forsvarlig HMS-arbeid er:

·         At styret setter seg inn i alle aktuelle krav til lover og forskrifter

·         At kravene systematiseres og grupperes

·         At det blir gjort klart hvem som har ansvar for å se til at kravene etterleves

·         At det utarbeides plan for å kontrollere verne- og sikkerhetsforholdene

·         At det utvikles dokumentasjon for offentlige kontrollmyndigheter

Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (internkontroll) skal:

·         Klargjøre ansvar

·         Bedre samarbeid

·         Sikre større medvirkning og deltakelse

·         Gi totaloversikt over ulike boligmiljøfaktorer

·         Gi grunnlag for utarbeidelse av handlingsplaner for arbeidsmiljøtiltak

3.3     Krav

Det skal vurderes hva slags risiko for helseskade det eventuelt finnes; branner, forurensning og lignende. Ved innkjøp av utstyr skal det tas hensyn til helse, miljø og sikkerhet. Oppstår det feil eller mangler med hensyn til etterlevelse av regelverket, skal årsaken til dette klargjøres.

Tiltak som gjøres for å rette på disse forholdene skal være beskrevet både med hensyn til hva tiltaket konkret går ut på, og hvem som har ansvar for å sette det i verk og å følge det opp.

3.4     Styrets og seksjonseieres ansvar

Internkontrollforskriften understreker styrets særlige ansvar, men forutsetter bred medvirkning fra alle i sameiet.

Dette ansvaret innebærer blant annet:

·         Å klargjøre mål, ansvar og oppgaver for sameiets miljø- og sikkerhetsaktiviteter

·         Å ha ansvar for å identifisere og bedømme risiko og problemer og utarbeide handlingsplaner med tiltak

·         Å systematisk overvåke at sameiets aktiviteter er i tråd med de målene som er satt for sameiet.

3.5     Ansvar og organisering

Styreleder i sameiet er pålagt hovedansvaret for gjennomføring av HMS-lovgivningens bestemmelser. Hovedregelen er at boligmiljøet skal være fullt forsvarlig, og at det skal foretas en samlet vurdering av alle miljøbelastninger som beboere/tredjeperson kan utsettes for.

Det skal også drives planmessig og kontinuerlig arbeid for å bedre miljøet utover de minstekrav som loven stiller.

3.6     Lover og forskrifter

I kap. 6 er det listet opp de viktigste sentrale lover og forskrifter. Det er i tillegg utarbeidet en rekke lokale forskrifter, særlig på brannvern- og forurensningsområdet. Boligselskaper vil også være forpliktet til å følge disse i like stor grad. Lokale forskrifter vil man finne fram til ved henvendelse til kommunen, eller ved søk på www.lovdata.no.

3.7     Forholdet til andre lover og regler

Flere andre lover inneholder bestemmelser for hvordan et sameie skal drives. I tillegg til Eierseksjonsloven (S/E), er Plan- og bygningsloven særlig viktig for sameiet. Den siste loven stiller blant annet krav til at sameiet vedlikeholder sine bygninger på en slik måte at de ikke er til skade for tredje part. Her tenkes det på at fasadedeler, takstein og annet ikke faller ned.

Endringene i Forskrift om miljørettet helsevern om å hindre legionellasmitte fra felles VVS-anlegg, stiller krav til sameiene om å utøve internkontroll også på dette området.

Kravene knyttet til øvrig VVS og bygningsvedlikehold dekkes ikke av krav til

Internkontrollsystem, men det anbefales at styret samordner aktiviteter knyttet til dette i et system.

4       Dokumentoversikt: Vedlegg, maler og referansedokumentasjon

De påfølgende sidene er vedlegg med maler og skjema.

Her er oversikt over de dokumentene som skal oppbevares sammen med HMS-systemet.

Vedlegg til HMS-håndboken (med linker):

1.    Skjema for årlig Risikovurdering <-Foreligger utkast for 2026

2.    Skjema for melding av feil og mangler <-Foreligger

3.    Mal for Avviksprotokoller <-Foreligger

4.    Sjekkliste for vernerunde <-Foreligger

5.    Sjekkliste for årlig gjennomgang av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid <-Foreligger

6.    Mal for Handlingsplan <-Foreligger

7.    Sjekkliste for egenkontroll av leiligheter <-Foreligger

 [TT1]Knut Wiltil forslår at dette avsnittet slettes, da disse ikke har tilgang til HMS-prosedyrer, men må avtales separat hver gang.

 [TT2]Knut Wilthil spør om hvem som er ansvarlgi for oppdateringen

 [TT3]’Kolonnen ”Rekkefølge” belholdes, da den beskriver arbeidsflyt.

1       Sameiet

1.1     Mål

I sameiet skal det skapes et trivelig og sikkert bo- og arbeidsmiljø for alle beboere og ansatte hos tjenesteleverandører. Sameiet har ingen ansatte, og for ansatte hos tjenesteleverandører som utfører arbeid hos oss er det arbeidsgiver som har ansvar for HMS og internkontroll.

Vi skal ta vare på sameiets bygninger og materiell, forhindre belastning på det ytre miljø, og våre valg av produkter og tjenester skal ikke skade beboerne. Disse målene skal nås gjennom stadige forbedringer. Både styret, beboere og ansatte hos tjenesteleverandører skal delta aktivt i forbedringsarbeidet.

Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid skal bedre driftssikkerhet og bidra til reduserte kostnader.

1.2     Fakta om sameiet

Fullt navn:                       Hagely Sameie

Stiftet:                                 15.06.2023

Hjemmeside:                      Bonabo-portal https://usbl.bbl.no/portal/

Organisasjonsnr:            931 719 645

Adresse:                         Leangveien 58A / 58B / 58C, 1387 Asker

Post- og fakturaadresse:   Hagely Sameie

931719645

Postboks 2740

7439 Trondheim

Antall ansatte:                     0

Forretningsfører:            Boligbyggelaget USBL

Arbeidersamfunnets plass 1

0181 OSLO

Regnskapsfører:            Boligbyggelaget USBL

Arbeidersamfunnets plass 1

0181 OSLO

Styrets sammensetning:    Se Bonabo Portal

1.3     Ansvar

Styret har ansvaret for at det innføres og utøves internkontroll, og at dette gjøres  ihht. gjeldende regelverk. Styrelederen i sameiet er pålagt hovedansvaret for gjennomføringen av HMS-arbeidet.

Vaktmestertjenesten og andre tjenesteleverandører plikter å rette seg etter instrukser gitt av styrets leder eller den styret har bemyndiget som kontaktperson.[TT1] 

1.4     HMS-håndboken og tilgjengelighet

HMS-håndboken oppdateres [TT2] av styret minst årlig (etter gjennomført årsmøte), og danner grunnlag for de HMS-arbeidet i sameiet. Håndboken, med vedlegg, lagres i Oppslag (for seksjonseiere) /Arkiv (for styret) på sameiets hjemmesider i Bonabo-portalen.

2       Hvordan bli bedre

2.1     Kartlegging og risiko

Sameiet har rutiner for å kartlegge og forbedre helse-, miljø- og sikkerhetsstandarden. Hensikten er å avdekke feil og mangler som ikke nødvendigvis blir fulgt opp i det daglige. Alt som gjøres som følge av daglige diskusjoner og beslutninger er en viktig del av sameiets forbedringsarbeid.

Like viktig er det å fange opp innspill fra eiere og beboere. Det vil skje gjennom skriftlige og muntlige forslag til styret, som sak på de årlige sameiermøtene og i møter med styret.

2.2     Risikoforhold

Sameiet bruker en enkel form for vurdering av risikoforhold:

·         Hva kan gå galt?

·         Hvilke negative forhold, skader og ulykker kan ramme beboere i vårt sameie?

·         Hva kan vi gjøre for å hindre dette?

·         Hva kan vi gjøre for å redusere konsekvensene hvis noe skjer?

Ut fra denne risikovurderingen har vi utviklet de sentrale HMS-handlingene. Årlig Risikoanalyse lagres i Arkiv på Styrets sider i Bonabo-portal. Jf. Mal for Risikoanalyse i vedlegg.

2.3     Melding av feil og mangler (avviksbehandling)

Når vi observerer feil og mangler eller får melding om slike, fylles det ut en avviksmelding, se vedlegg , Skjema for melding av feil og mangler/avvik.

Skjemaet skal oppbevares i tre år, og lagres i Arkiv på Styrets sider i Bonabo-portal. Avvik av stor viktighet blir utbedret straks, andre blir satt opp på handlingsplanen.

Ulykker og nestenulykker som fall, kuttsår osv. skal registreres som avvik, selv om hendelsene ikke medfører sykefravær. Som en del av den årlige gjennomgangen vurderes videre tiltak for å forhindre flere uhell.

Avviksbehandlingen blir dokumentert i Avviksprotokoll, lagret i Arkiv på Styrets sider i Bonabo-portalen, se mal i vedlegg.

2.3.1     Ansvarfor arbeidsflyt i avviksbehandlingen

Ansvarlig

Rekkefølge[TT3] 

Aktiviteter

Seksjonseier/ Medlemmer i styret

1

Den som oppdager et avvik skal snarest melde avviket på avviksskjemaet.

Avvik er bl.a.: Bygningsmessige, maskinmessige, vernetekniske, branntekniske og elektriske avvik.

Kan feilen utbedres straks, gjøres dette, og man melder i etterkant feil og oppretting på skjemaet.

Styreleder / Styret

2

Avgjør om problemet er tilstrekkelig løst. Prioriterer og bestiller utbedring for å rette opp feil og mangler som følge av avviksmeldingen.

Ansvarlig for å rette opp feil og mangler/avviket

3

Korrigerer feil og gir berørte informasjon om hva som er gjort.

Styreleder / Styret

4

Analyserer avviksregistreringene og vurderer om ytterligere tiltak skal iverksettes, som forebyggende tiltak og/eller nye rutiner.

Styreleder / Styret

5

Avviksskjemaene nummereres arkiveres og lagres elektronisk i egen mappe i tre år, og i tillegg oppdateres avviksprotokollen.

2.4     Vernerunder

Vernerunde gjennomføres årlig, innen 1. juni, av vaktmester og styrets leder (ev. stedfortreder fra styret). Sjekkliste for vernerunde benyttes. Se vedlegg, kapitel 8.

Det gås ekstra vernerunder dersom styret, tjenesteleverandører eller andre ønsker det. Rapporten fra vernerunden blir forelagt styret til vurdering.

2.5     Faste møter

I styremøter vil HMS jevnlig være sak på dagsorden.

Referater og handlingsplaner fra disse møtene er en viktig del av sameiets dokumentasjon av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet. Om en ansatte hos tjenesteleverandører ønsker direkte møte med styret, er dette mulig i forkant av ordinære styremøter.

2.6     Registrering av sykefravær og skader

Sameiet har ingen ansatte og har derfor ikke ansvar for registrering av sykefravær og skader. For innleide tjenesteleverandører ligger ansvaret hos disse.

2.7     Årlig gjennomgang

Styret gjennomgår hvert år sameiets HMS-arbeid ved hjelp av Sjekkliste for årlig gjennomgang av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, se vedlegg. Sjekklisten er utarbeidet ut fra Internkontrollforskriften § 5.8 som krever overvåkning av sameiets egne kontrollrutiner.

Sameiets dokumentasjon gjennomgås punkt for punkt. Hensikten er å se om det som er skrevet stemmer overens med virkeligheten. Forhold som må rettes opp føres opp i sameiets handlingsplan, se kap. 2.8.

Gjennomgangen foretas hvert år i forbindelse med utarbeidelse av styrets årsberetning.

3       Orientering om internkontroll – systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid

Ansvaret for HMS-arbeid påhviler sameiets styre, der styreleder er hovedansvarlig, eventuelt i samarbeid med innleide tjenesteleverandører.

Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) stiller krav om at den enkelte virksomhet skal systematisere arbeidet med å etterleve bestemmelsene i lover og forskrifter gitt av det offentlige. Et internkontrollsystem er en beskrivelse av hvordan helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet skal drives.

Styrelederen skal kontrollere at ordningen etterleves, og at arbeidet fører til systematiske forbedringer. Styret i sameiet skal vite hvilke bestemmelser som gjelder for sameiet innenfor dette området.

3.1     Formål

Internkontrollforskriften samler alle forpliktelsene i HMS-lovgivningen, og skal virke for et samordnet og systematisk arbeide med disse. Den vil også gjøre det lettere for tilsyns- myndigheten å føre et samordnet tilsyn. Formålet med forskriften er i forhold til sameiet bl.a.:

·         Å gi god opplæring av ledelse og arbeidstakere slik at det kan bli bedre oppfølging av de krav som stilles i arbeidet med helse-, miljø- og sikkerhet i sameiet.

·         Å forbedre arbeidsrutinene og fremme arbeidsmiljø og sikkerhet.

·         Å verne mot helse- og miljøskader fra produkter, utstyr og elektrisk anlegg.

·         Å hindre brann og branntilløp.

·         Å fremme vern av det ytre miljø mot forurensninger.

·         Å sørge for bedre behandling av avfall.

For å fylle dette formålet er det i forskriften fastsatt krav om at den ansvarlige skal organisere systematiske tiltak for at ulike regler om miljø og sikkerhet overholdes.

3.2     Forutsetninger

Forutsetninger for et forsvarlig HMS-arbeid er:

·         At styret setter seg inn i alle aktuelle krav til lover og forskrifter

·         At kravene systematiseres og grupperes

·         At det blir gjort klart hvem som har ansvar for å se til at kravene etterleves

·         At det utarbeides plan for å kontrollere verne- og sikkerhetsforholdene

·         At det utvikles dokumentasjon for offentlige kontrollmyndigheter

Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (internkontroll) skal:

·         Klargjøre ansvar

·         Bedre samarbeid

·         Sikre større medvirkning og deltakelse

·         Gi totaloversikt over ulike boligmiljøfaktorer

·         Gi grunnlag for utarbeidelse av handlingsplaner for arbeidsmiljøtiltak

3.3     Krav

Det skal vurderes hva slags risiko for helseskade det eventuelt finnes; branner, forurensning og lignende. Ved innkjøp av utstyr skal det tas hensyn til helse, miljø og sikkerhet. Oppstår det feil eller mangler med hensyn til etterlevelse av regelverket, skal årsaken til dette klargjøres.

Tiltak som gjøres for å rette på disse forholdene skal være beskrevet både med hensyn til hva tiltaket konkret går ut på, og hvem som har ansvar for å sette det i verk og å følge det opp.

3.4     Styrets og seksjonseieres ansvar

Internkontrollforskriften understreker styrets særlige ansvar, men forutsetter bred medvirkning fra alle i sameiet.

Dette ansvaret innebærer blant annet:

·         Å klargjøre mål, ansvar og oppgaver for sameiets miljø- og sikkerhetsaktiviteter

·         Å ha ansvar for å identifisere og bedømme risiko og problemer og utarbeide handlingsplaner med tiltak

·         Å systematisk overvåke at sameiets aktiviteter er i tråd med de målene som er satt for sameiet.

3.5     Ansvar og organisering

Styreleder i sameiet er pålagt hovedansvaret for gjennomføring av HMS-lovgivningens bestemmelser. Hovedregelen er at boligmiljøet skal være fullt forsvarlig, og at det skal foretas en samlet vurdering av alle miljøbelastninger som beboere/tredjeperson kan utsettes for.

Det skal også drives planmessig og kontinuerlig arbeid for å bedre miljøet utover de minstekrav som loven stiller.

3.6     Lover og forskrifter

I kap. 6 er det listet opp de viktigste sentrale lover og forskrifter. Det er i tillegg utarbeidet en rekke lokale forskrifter, særlig på brannvern- og forurensningsområdet. Boligselskaper vil også være forpliktet til å følge disse i like stor grad. Lokale forskrifter vil man finne fram til ved henvendelse til kommunen, eller ved søk på www.lovdata.no.

3.7     Forholdet til andre lover og regler

Flere andre lover inneholder bestemmelser for hvordan et sameie skal drives. I tillegg til Eierseksjonsloven (S/E), er Plan- og bygningsloven særlig viktig for sameiet. Den siste loven stiller blant annet krav til at sameiet vedlikeholder sine bygninger på en slik måte at de ikke er til skade for tredje part. Her tenkes det på at fasadedeler, takstein og annet ikke faller ned.

Endringene i Forskrift om miljørettet helsevern om å hindre legionellasmitte fra felles VVS-anlegg, stiller krav til sameiene om å utøve internkontroll også på dette området.

Kravene knyttet til øvrig VVS og bygningsvedlikehold dekkes ikke av krav til

Internkontrollsystem, men det anbefales at styret samordner aktiviteter knyttet til dette i et system.

4       Dokumentoversikt: Vedlegg, maler og referansedokumentasjon

De påfølgende sidene er vedlegg med maler og skjema.

Her er oversikt over de dokumentene som skal oppbevares sammen med HMS-systemet.

Vedlegg til HMS-håndboken (med linker):

1.    Skjema for årlig Risikovurdering <-Foreligger utkast for 2026

2.    Skjema for melding av feil og mangler <-Foreligger

3.    Mal for Avviksprotokoller <-Foreligger

4.    Sjekkliste for vernerunde <-Foreligger

5.    Sjekkliste for årlig gjennomgang av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid <-Foreligger

6.    Mal for Handlingsplan <-Foreligger

7.    Sjekkliste for egenkontroll av leiligheter <-Foreligger

 [TT1]Knut Wiltil forslår at dette avsnittet slettes, da disse ikke har tilgang til HMS-prosedyrer, men må avtales separat hver gang.

 [TT2]Knut Wilthil spør om hvem som er ansvarlgi for oppdateringen

 [TT3]’Kolonnen ”Rekkefølge” belholdes, da den beskriver arbeidsflyt.